DI įrankiai komandai: Claude, ChatGPT ir BDAR praktikoje

Trumpas atsakymas

Prieš komandai pradedant naudoti Claude ar ChatGPT darbe, išsiaiškinkite tris dalykus: kas yra duomenų valdytojas ir kas tvarkytojas, ar su tiekėju sudaryta duomenų tvarkymo sutartis ir kur saugomi duomenys. Tada nustatykite prieigas ir vidinę taisyklę, kaip darbuotojai perduoda darbą vieni kitiems: apie šią vietą dažnai pamirštama.

Šis straipsnis skirtas komandų vadovams ir administratoriams, kurie sprendžia, kaip DI (dirbtinio intelekto) asistentai bus naudojami įmonėje. Žemiau — sąvokos paprastais žodžiais, aštuonių punktų sąrašas ir praktinė rizika, kuri kyla ne pačiame asistente, o tarp kolegų.

Kas yra kas: duomenų valdytojas ir duomenų tvarkytojas

Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) skiria du pagrindinius vaidmenis. Duomenų valdytojas nustato, kokiais tikslais ir kokiomis priemonėmis tvarkomi asmens duomenys. Duomenų tvarkytojas tvarko duomenis valdytojo vardu (BDAR 4 straipsnio 7 ir 8 punktai). Tarp jų turi būti sutartis, kurioje aprašyta, ką tvarkytojas gali daryti su duomenimis (BDAR 28 straipsnis). Tai ir yra duomenų tvarkymo sutartis (DPA).

Kai komanda dirba su AI asistentu, paprastai dalyvauja trys šalys:

• Jūsų įmonė. Klientų, darbuotojų ir partnerių duomenims ji dažniausiai yra valdytoja: būtent jūs sprendžiate, kokius duomenis kelti į asistentą ir kam juos perduoti.
• Asistento tiekėjas: Anthropic (Claude) arba OpenAI (ChatGPT). Koks jo vaidmuo ir kokios sąlygos galioja, nustato jūsų sutartis su juo ir pasirinktas planas. Todėl skaitykite ne reklaminį puslapį, o sąlygas, taikomas būtent jūsų planui.
• Prie asistento prijungti įrankiai, pavyzdžiui, perdavimų ar dokumentų įrankis. Kiekvienas jų turi savo vaidmenį ir savo sutartį.

Atskirai verta paminėti asmenines paskyras. Jei darbuotojas klientų duomenis kelia į savo asmeninę asistento paskyrą, įmonė gali neturėti nei sutarties su tiekėju, nei galimybės tų duomenų ištrinti, nei žinios, kad jie ten yra.

8 punktai, kuriuos verta patikrinti

Šį sąrašą galite naudoti su bet kuriuo DI asistentu ar prie jo prijungtu įrankiu. Atsakymų ieškokite tiekėjo sutartyje, duomenų tvarkymo sutartyje ir administratoriaus nustatymuose.

Paskyros ir sutartis

Pirmi du punktai lemia visus kitus. Kol darbuotojai naudoja asmenines paskyras, įmonė nekontroliuoja nei nustatymų, nei duomenų. Kai paskyros administruojamos centralizuotai, galima nuspręsti dėl prieigų, saugojimo ir darbuotojo išėjimo. Duomenų tvarkymo sutartyje patikrinkite, kas yra subtvarkytojai ir kaip sužinosite apie jų pasikeitimus.

Duomenų vieta ir modelių mokymas

Paklauskite tiekėjo arba raskite jo dokumentacijoje, kur fiziškai saugomi duomenys ir kokios apsaugos priemonės taikomos, jei jie perduodami už Europos ekonominės erdvės ribų. Atskirai patikrinkite, ar jūsų plane duomenys naudojami modeliams mokyti. Nustatymai skirtinguose planuose gali skirtis, todėl remkitės tik savo plano sąlygomis.

Saugojimas, prieigos ir žurnalai

Jei klientas paprašys ištrinti jo duomenis, turite žinoti, kur jie yra ir kas gali juos ištrinti. Bendri projektai ir bendrinamos nuorodos patogūs, bet prieš juos naudodami įsitikinkite, kad kiekvienas narys turi matyti viską, kas ten yra. Audito žurnalas leidžia atsakyti į klausimą „kas ir kada matė šį dokumentą?“ be spėlionių.

Vidinė taisyklė

Užtenka vieno puslapio. Jame turėtų būti: kokių duomenų į asistentą kelti negalima (ypač specialių kategorijų, pavyzdžiui, sveikatos duomenų, BDAR 9 straipsnis), kokie duomenys leidžiami tik įmonės paskyroje ir kaip perduoti darbą kolegai. Kelkite tik tiek duomenų, kiek reikia užduočiai: tai BDAR duomenų kiekio mažinimo principas (5 straipsnio 1 dalies c punktas).

Kur kyla rizika: perdavimai tarp kolegų per el. paštą ir pokalbius

Net kai asistentas sukonfigūruotas gerai, silpniausia vieta gali būti akimirka, kai darbas keičia rankas. Darbuotojas su Claude ar ChatGPT paruošė pasiūlymą klientui, o dabar jį turi perimti kolega. Tipiškai tai atrodo taip:

• Kopija el. laiške. Pokalbio ištrauka su kliento duomenimis nukopijuojama į laišką. Dabar tie duomenys yra ir siuntėjo, ir gavėjo pašto dėžutėse, dažnai be jokio saugojimo termino.
• Ne tas gavėjas. Automatinis adresų užbaigimas ar grupinis pokalbis, ir sutartis atsiduria pas žmogų, kuriam ji nebuvo skirta. Išsiųsto laiško paprastai atšaukti nebeįmanoma.
• Failai keliose vietose. Tas pats failas yra pokalbyje su asistentu, el. laiške, pokalbių programoje ir kolegos kompiuteryje. Prireikus ištrinti duomenis, sunku net surasti visas kopijas.
• Nuorodos į pokalbius. Bendrinama nuoroda gali parodyti daugiau, nei gavėjui reikia. Prieš dalindamiesi patikrinkite, kas tiksliai matys pokalbį ir ar jame nėra nereikalingų duomenų.
• Jokio įrašo. Po mėnesio niekas nepasakys, kas ir kada gavo kliento dokumentą. Jei klientas paklaus ar įvyks incidentas, atsakymo teks ieškoti paštuose.
• Išeinantis darbuotojas. Kontekstas lieka jo asmeniniuose pokalbiuose su asistentu. Įmonė jo nemato, bet duomenys ten lieka.

Kiekvienas papildomas kanalas — dar viena vieta, kurią reikia apsaugoti, o vėliau ir išvalyti. Praktiškas sprendimas: susitarti dėl vieno perdavimų kanalo, apie kurį žinote tris dalykus: kas mato perduotą darbą, kiek laiko jis saugomas ir kur yra įrašas apie tai, kas ką gavo.

Kaip tai sprendžia Colle

Colle leidžia perduoti darbą kolegai tiesiai iš AI asistento: pasakote Claude ar ChatGPT „nusiųsk tai Jonui“, ir Jonas savo asistente gauna santrauką, faktus ir failus. Duomenų apsaugos požiūriu tai veikia taip:

• Vaidmenys. Jūsų komandos turiniui (santraukoms, faktams, failams ir byloms) Colle yra duomenų tvarkytojas pagal duomenų tvarkymo sutartį (DPA); svetainei, paskyroms ir sąskaitoms — duomenų valdytojas. DPA pateikiamas pagal užklausą: michael@trycolle.com, tema „Colle DPA request“.
• Asistentų tiekėjai. Anthropic ir OpenAI nėra Colle subtvarkytojai. Pokalbį su asistentu apdoroja jo tiekėjas pagal jūsų sutartį su juo.
• Duomenų vieta. Duomenys saugomi ES, Frankfurte, Fly.io infrastruktūroje (Fly.io yra JAV įmonė). Diskai šifruoti, duomenys perduodami per TLS, atsarginės kopijos daromos kasdien.
• Modelių mokymas. Colle nenaudoja asmens ar klientų duomenų AI modeliams mokyti ir neparduoda asmens duomenų.
• Kas mato. Asmeniškai siųstą darbą mato tik siuntėjas ir gavėjai. Į erdvę siųstas darbas praneša visiems jos nariams, išskyrus siuntėją, ir vienas iš jų jį paima; uždarų erdvių bylas mato tik nariai. Asmens duomenys neperduodami žmonėms, kurie neturi prieigos.
• Įmonių izoliacija. Kiekvienos įmonės duomenys atskirti eilučių lygio apsauga (row-level security) kiekvienoje duomenų bazės užklausoje.
• Asmens duomenys faktuose šifruojami atskiru kiekvieno žmogaus raktu. Ištrynus žmogų, jo raktas sunaikinamas.
• Audito žurnalas. Įrašai susieti hash grandine, todėl pakeistas ar pašalintas įrašas išaiškėja. Administratoriai žurnalą gali eksportuoti.
• Saugojimas ir ištrynimas. Klientų duomenys ištrinami per 30 dienų po prenumeratos pabaigos ir iš atsarginių kopijų per kitas 14 dienų; saugumo žurnalai saugomi 30 dienų. Administratorius bet kada gali eksportuoti ar ištrinti įmonės duomenis.
• Pažeidimai. Įvykus asmens duomenų saugumo pažeidimui, Colle be nepagrįsto delsimo praneša jūsų organizacijai, nes jūsų turinio atveju yra tvarkytojas; jūs, kaip valdytojas, sprendžiate dėl pranešimo priežiūros institucijai per 72 valandas (BDAR 33–34 straipsniai). Savo svetainės, paskyrų ir sąskaitų atveju, kur Colle yra valdytojas, institucijai praneša pati.
• Apsauga nuo prompt injection. Tekstas, gautas iš kolegos, pažymimas kaip nepatikimas ir patikrinamas.

Colle neatstoja jūsų sutarties su asistento tiekėju: tai, kas vyksta pokalbyje su Claude ar ChatGPT, reguliuoja ta sutartis. Colle atsako už tai, kas perduodama tarp kolegų. Visas aprašas — puslapyje saugumas.

VDAI kontaktai

Lietuvoje asmens duomenų apsaugos priežiūros institucija yra Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija (VDAI). Pavyzdžiui, valdytojas jai praneša apie asmens duomenų saugumo pažeidimą per 72 valandas nuo tada, kai apie jį sužino, nebent pažeidimas neturėtų kelti pavojaus žmonių teisėms ir laisvėms (BDAR 33 straipsnis).

• Adresas: L. Sapiegos g. 17, 10312 Vilnius
• Svetainė: vdai.lrv.lt
• El. paštas: ada@ada.lt

Kontaktai patikrinti 2026-10-15. Prieš kreipdamiesi pasitikrinkite juos inspekcijos svetainėje.

Dažni klausimai

Ar galima į Claude ar ChatGPT kelti klientų duomenis?

Tai priklauso nuo jūsų plano, sutarties su tiekėju ir pačių duomenų. Jei naudojate įmonės administruojamą paskyrą su duomenų tvarkymo sutartimi, žinote, kur saugomi duomenys, ir keliate tik tiek, kiek reikia užduočiai, padėtis kur kas aiškesnė nei asmeninėje paskyroje. Dėl specialių kategorijų duomenų pasitarkite su teisininku.

Ar reikia sutarties su kiekvienu prie asistento prijungtu įrankiu?

Jei įrankis tvarko asmens duomenis jūsų vardu, su juo reikalinga duomenų tvarkymo sutartis. Colle atveju ją gausite paprašę: michael@trycolle.com, tema „Colle DPA request“.

Ar Colle mato mūsų pokalbius su asistentu?

Colle saugo tai, kas perduodama: santraukas, faktus, failus ir bylas. Pokalbį su Claude ar ChatGPT apdoroja asistento tiekėjas pagal jūsų sutartį su juo; Anthropic ir OpenAI nėra Colle subtvarkytojai.

Kas nutinka duomenims, jei nustojame naudoti Colle?

Klientų duomenys ištrinami per 30 dienų po prenumeratos pabaigos ir iš atsarginių kopijų per kitas 14 dienų. Prieš tai administratorius gali įmonės duomenis eksportuoti.

Kiek kainuoja Colle?

15 € už aktyvų naudotoją per mėnesį arba 12,50 € mokant už metus, be PVM. Pirmos 7 dienos nemokamos, kortelės nereikia. Daugiau — kainų puslapyje.